Dieselbe Datei existiert in vier Versionen an drei Orten.
Leistung
DMS & Archivierung
Die meiste Zeit geht nicht beim Bearbeiten von Dokumenten verloren, sondern beim Suchen. Ein Dokumentenmanagementsystem löst das – vorausgesetzt, die Struktur dahinter ist vor der Einführung durchdacht.
Typische Ausgangslage
Rechnungen liegen als PDF im Mailpostfach einzelner Personen.
Bei einer Prüfung dauert das Zusammensuchen Tage.
Was dazugehört
- Analyse der bestehenden Ablage und der tatsächlichen Suchwege
- Struktur, Metadaten und Namenskonventionen vor der Technik
- Einführung eines DMS mit Volltextsuche und OCR
- Revisionssichere Archivierung mit Blick auf GoBD-Aufbewahrungsfristen
- Übernahme vorhandener Bestände inklusive Bereinigung
- Einweisung der Mitarbeitenden, damit die Struktur auch gelebt wird
Passt das zu Ihrer Situation?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach erhalten Sie eine schriftliche Einschätzung mit Aufwand und Prioritäten – und entscheiden auf dieser Basis.
Weitere Leistungen
IT-Infrastruktur
Server, Clients, Virtualisierung und zentrale Dienste werden als stabile, erweiterbare Plattform geplant.
Mehr erfahrenMicrosoft 365 & Cloud
Microsoft 365, Identitäten, Teams und Daten werden nachvollziehbar strukturiert und sicher betrieben.
Mehr erfahrenNetzwerk & Firewall
Standorte, VLANs, VPNs und Firewalls erhalten klare Regeln, sichere Zugänge und dokumentierte Wege.
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